- informes
- presentaciones
- gestores
Cómo pedirle un informe a la IA y recibir un PDF o PowerPoint diseñado
Con tus documentos en un Box, pides el informe, la presentación o el memo, y la IA lo redacta a partir de las fuentes y lo entrega como archivo con diseño: portada, tablas, gráficos y citas. Se descarga, se revisa y se corrige en el mismo chat.
Pedirle un informe a la IA y recibir texto para copiar en Word es media tarea. La otra media, la que consume la tarde, es darle forma: portada, secciones, tablas que no se rompan, un gráfico decente, las fuentes al pie. Una herramienta que genera el archivo completo, con diseño y con citas, convierte "hazme el informe" en un entregable que se manda tal cual o se retoca en diez minutos.
¿Qué necesita una herramienta de IA para entregar un informe diseñado?
Que redacte desde los documentos. El contenido tiene que salir de las fuentes seleccionadas, con la cita de cada dato, igual que una respuesta en el chat. Un informe que suena bien pero no puede señalar de qué página salió cada cifra es un problema en cuanto alguien pregunta.
Que pueda generar el archivo de verdad. Un modelo de lenguaje produce texto; para producir un PDF con portada o un PPTX con 12 diapositivas hace falta ejecutar código. BrainBox usa su intérprete de código: HTML y CSS convertidos a PDF, python-pptx para PowerPoint, python-docx para Word, openpyxl para Excel, y matplotlib o plotly para los gráficos que van dentro.
Que tenga un estilo por defecto que no parezca hecho por una IA. El estilo BrainBox es el de una sala de juntas: tipografía Outfit, páginas blancas, texto gris pizarra, un acento azul discreto para reglas y énfasis, tablas con encabezados en minúscula. Sin degradados, sin tarjetas con sombra en cuadrícula, sin "métrica héroe" con un número gigante. Si tu empresa tiene marca, la describes o subes la plantilla y la usa en lugar del estilo por defecto.
BrainBox es un espacio de trabajo de IA para documentos que responde con citas a la página exacta. El informe generado es la misma respuesta, con formato de entregable.
¿Cómo se pide el informe paso a paso?
Selecciona las fuentes en el Box
Marca los archivos o carpetas que deben alimentar el informe: el contrato, las actas, el exporte de datos, los papers. Lo que no esté seleccionado no entra.
Activa el modo Agente
Generar archivos requiere ejecutar código, y eso solo ocurre en modo Agente. En modo RAG recibes el texto del informe en el chat, sin archivo.
Describe el entregable, no el diseño
Formato, extensión, público y estructura: "PDF de 6 páginas para el comité, con resumen ejecutivo, tres hallazgos con su fuente, una tabla de riesgos y conclusiones". El diseño lo pone el estilo por defecto.
Pide que conserve las citas
"Incluye notas al pie con el documento y la página de cada dato" o "una sección de fuentes al final". Así el informe se puede verificar fuera de BrainBox.
Ábrelo en el visor y corrige en el chat
El archivo aparece como enlace descargable y se abre en el panel lateral. Los cambios se piden en lenguaje natural: "acorta el resumen", "cambia el gráfico a barras", "añade el logo".
Guárdalo en el Box o descárgalo
Descárgalo para enviarlo, o pide que lo guarde en el Box para que quede indexado y citable en el futuro.
¿Cómo se ve el resultado en el chat?
Un equipo de licitaciones tiene el pliego, dos adendas y las actas de aclaración en un Box, y pide el informe interno para decidir si se presenta:
Con los archivos seleccionados, hazme un PDF de 5 páginas para el comité: resumen, requisitos habilitantes con su fuente, cambios introducidos por las adendas, riesgos y recomendación. Notas al pie con documento y página.
Listo. Generé el informe con 5 páginas: portada, resumen ejecutivo, tabla de 9 requisitos habilitantes con la página del pliego o adenda de cada uno, sección de cambios (la adenda 2 sube la experiencia mínima de 3 a 5 años1 y la adenda 3 mueve la fecha de cierre al 15 de octubre2), matriz de riesgos y recomendación.
Informe comité Licitación 47-B.pdf informe-comite-licitacion-47b.pdf
Las 14 notas al pie del PDF citan el archivo y la página; la tabla de requisitos está también en la página 3 del informe.
Footnotes
- 1.Adenda 2.pdf- p. 4
- 2.Adenda 3.pdf- p. 1
Pásalo también a una presentación de 8 diapositivas para la reunión.
Hecha, con el mismo contenido y estilo: portada, contexto, requisitos (2 diapositivas), cambios de las adendas, riesgos, recomendación y fuentes.
Comité Licitación 47-B.pptx comite-licitacion-47b.pptx
El informe no sustituye la lectura de los requisitos habilitantes; la acelera. Cada fila de la tabla lleva la página del pliego, así que quien revisa comprueba en el documento original y no en el informe.
¿Qué entregables puede generar y con qué?
| Entregable | Cómo se genera | Qué incluye |
|---|---|---|
| Informe o memo en PDF | HTML y CSS convertidos a PDF | Portada, encabezados y pies, tablas, gráficos incrustados, notas al pie |
| Presentación PPTX | python-pptx | Diapositivas con títulos, viñetas, tablas y gráficos; una idea por diapositiva |
| Documento Word DOCX | python-docx | Estilos de título, tablas, notas; editable por el equipo |
| Hoja Excel XLSX | openpyxl, xlsxwriter | Varias hojas, formatos numéricos, tablas con encabezado |
| Gráficos | matplotlib, seaborn, plotly | Estilo editorial con Outfit; PNG o incrustados en PDF y PPTX |
| Plantilla rellenada | Modo de relleno de plantillas | Tu Word o formulario completado con citas por campo |
| Fusión o edición de PDF | PyMuPDF, reportlab | Unir, dividir, rellenar formularios existentes |
¿Qué límites tiene?
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Modo | Solo en modo Agente; la capacidad de código se puede apagar por Box |
| Tiempo por generación | Máximo 2 minutos por ejecución; un informe de 20 páginas con gráficos entra |
| Dónde queda | Artefacto del chat, descargable; se indexa solo si pides guardarlo en el Box |
| Almacenamiento | Los archivos generados cuentan para la cuota del espacio de trabajo |
| Estilo | BrainBox por defecto; tus instrucciones o tu plantilla tienen prioridad |
| Idioma | El del pedido; el estilo usa mayúscula inicial en español y sentence case o Title Case en inglés |
| Costo | Unidades de inteligencia según el trabajo del agente; más que una pregunta de lectura |
¿En qué se diferencia de pedirle el informe a ChatGPT?
ChatGPT y Claude también generan archivos cuando ejecutan código. Las diferencias están antes y después del archivo.
| Chat general | BrainBox | |
|---|---|---|
| Fuentes | Las que pegues o subas en esa conversación | Las del Box: contratos, actas, datos y reuniones transcritas, ya indexados |
| Citas en el archivo | Si las pides y si el modelo las conserva | Notas al pie con archivo y página, del mismo sistema de citas del chat |
| Estilo | Genérico salvo que lo describas | Estilo BrainBox por defecto, pensado para lectores corporativos; tu marca si la das |
| Después | El archivo se pierde al cerrar | Se guarda en el Box, se indexa y se cita en informes futuros |
| Equipo | Cada persona genera el suyo | Un Box compartido; el informe queda visible con los permisos del Box |
Para informes recurrentes (el mensual, el de seguimiento de un contrato), el flujo es el mismo cada vez: las fuentes nuevas entran al Box y la petición se repite con las mismas instrucciones.
Para gestores de proyecto, el informe de avance sale de las actas de reunión transcritas y del exporte de horas analizado. Para equipos legales, es el memorando con la comparación de versiones de un contrato ya maquetada.
- Informe comité Licitación 47-B.pdf
- Comité Licitación 47-B.pptx
- requisitos-habilitantes.png
Cada generación tiene un tope de 2 minutos; un informe de 20 páginas con tres gráficos y una presentación de 12 diapositivas entran con margen.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué formatos puede generar?
- PDF (a partir de HTML y CSS, con portada, encabezados, tablas y gráficos), PowerPoint (.pptx), Word (.docx) y Excel (.xlsx). También HTML y Markdown. Los gráficos se generan con el mismo estilo y se incrustan en el PDF o en las diapositivas.
- ¿El contenido sale de mis documentos o lo inventa?
- Sale de los documentos del Box que hayas seleccionado. El agente busca en las fuentes, redacta con citas y luego genera el archivo. Pídele que conserve las citas dentro del documento (como notas al pie o una sección de fuentes) para que el informe sea verificable fuera de BrainBox.
- ¿Tengo que describir el diseño?
- No. Si no dices nada, aplica el estilo BrainBox: tipografía Outfit, páginas blancas, texto en gris pizarra, un acento azul para reglas y énfasis, sin degradados, sin mayúsculas en títulos ni encabezados de tabla. Si tienes marca propia (colores, fuente, plantilla), dilo y la usa en lugar del estilo por defecto.
- ¿Puedo pedir cambios después?
- Sí. En el mismo chat: 'cambia la portada', 'añade un gráfico de barras en la sección 3', 'pásalo a 10 diapositivas'. El agente regenera el archivo con los cambios y vuelve a dejarlo descargable.
- ¿Dónde queda el archivo?
- Como artefacto del chat, descargable y abierto en el visor lateral. No se indexa hasta que pides guardarlo en el Box; entonces se coloca en tu carpeta Private (subcarpeta _generated) o en la carpeta que indiques, y queda como fuente para preguntas futuras. Cuenta para tu almacenamiento.
- ¿Puede rellenar una plantilla mía?
- Sí. Sube la plantilla (Word, por ejemplo) y pide que la complete con los datos de los documentos. Cada campo rellenado lleva su cita a la fuente.
Escrito por
BrainBox Team
Inteligencia documental, por ExaByte Company
Construimos BrainBox — la plataforma que los equipos usan para preguntar sobre sus propios documentos y obtener respuestas con citas exactas de página.
Sigue leyendo
Cómo analizar un Excel o CSV con IA sin saber programar
Sube la hoja de cálculo, pregunta en lenguaje natural y la IA escribe y ejecuta el código de análisis por ti: tablas, gráficos descargables y un Excel nuevo con los resultados. Tú solo verificas.
Cómo comparar dos versiones de un contrato con IA y encontrar cada cambio
Menciona las dos versiones, pide la tabla de diferencias y verifica cada cambio en su página. Sirve para contratos renegociados, pliegos con adendas, borradores de tesis y cualquier documento que haya pasado por varias manos.
Cómo convertir tus PDFs en un podcast con IA
Selecciona los documentos, elige cuántas voces, en qué idioma y cuánto debe durar, y en unos minutos tienes un episodio que conversa sobre tus archivos. El audio queda guardado y transcrito, así que después puedes preguntarle.