Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

01Objetivo

EXABYTE COMPANY S.A.S es una Sociedad Comercial colombiana, identificada con Número de Identificación Tributaria -NIT- 901529728-3, domiciliada en Bogotá D.C., República de Colombia, dedicada a la realización de actividades relacionadas con el desarrollo de sistemas informáticos, consultoría informática, procesamiento de datos, hosting, entre otras actividades relacionadas, y es la operadora y administradora del software BrainBox.

BrainBox (en adelante, el “Software”) es un software como servicio que opera en la nube, por medio del cual el Cliente puede subir documentos e información y, posteriormente, con base en su contenido, generar interacciones con la información subida a través del uso de inteligencia artificial, por lo que podrá llevar a cabo preguntas sobre el contenido cargado, solicitar resúmenes de la información, entre otras interacciones.

02Ámbito de aplicación

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones normativas que la adicionen o la reglamenten, esta Política le será aplicable a los datos personales de las personas naturales que se encuentren almacenados y registrados en las bases de datos administradas por EXABYTE en calidad de Responsable y/o Encargado. Así las cosas, todas las áreas de EXABYTE que involucren el tratamiento de datos personales estarán sometidas a lo dispuesto en esta Política.

2.1. Destinatarios

La presente política se aplicará para todas las personas que de manera directa o indirecta tengan relación de cualquier tipo con EXABYTE. Ellos incluyen, entre otros:

1. Usuarios del software BrainBox
2. Proveedores
3. Aliados
4. Colaboradores
5. Contratistas
6. Terceros relacionados

2.2. Responsable del tratamiento de datos

La persona jurídica que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos es la siguiente:

Razón social

EXABYTE COMPANY S.A.S

NIT

901529728-3

Dirección

Calle 152 B #55-45, Bogotá D.C., Colombia

Correo electrónico

brainbox.support@exabyte.company

Teléfono

+57 300 695 84 35

Página web

www.brainbox.com.co

03Definiciones

Para efectos de interpretación de la presente Política y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, se establecen las siguientes definiciones:

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento (en adelante, el “Titular”).

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones ejercidas sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión (en adelante, el “Tratamiento”).

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otras personas, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otras personas, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Dato público

Es aquel de libre circulación para facilitar la identificación y el contacto con las personas. El uso de este tipo de datos no requiere autorización previa.

Dato privado

Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. Por ejemplo, ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, bienes que posee, información laboral, preferencias en redes sociales, hábitos de conducción, hábitos de consumo, así como datos de contacto como dirección, teléfono y correo electrónico personal.

Dato sensible

Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por ejemplo, datos biométricos, su voz, o datos relacionados con la salud.

Usuario

Es toda persona que ingresa en BrainBox habiéndose registrado o no, con el fin de usar los servicios o visualizar el contenido publicado (en adelante, el “Usuario”). También puede referirse al usuario de Datos Personales, de acuerdo con el contexto de la información.

Superintendencia de Industria y Comercio

Es la autoridad nacional de protección de los datos personales.

04Derechos de los titulares

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles (salvo que esto se encuentre plenamente justificado según la ley). Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.

05Acceso a la información del titular

EXABYTE suministrará la información sobre los Datos del Titular, cuando sea requerido, a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

06Área responsable de la atención de peticiones, quejas, sugerencias, consultas y reclamos

Todo usuario de Datos Personales tiene derecho a realizar de forma gratuita consultas y solicitudes a EXABYTE para conocer, acceder, actualizar, rectificar, suprimir información, solicitar la portabilidad de los datos y revocar la autorización, o para realizar peticiones, quejas y reclamos respecto al Tratamiento que EXABYTE da a la información.

La consulta debe estar dirigida a EXABYTE y deberá contener la siguiente información:

1. Si se trata del Usuario: documento de identidad válido.
2. Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos).
3. Si se trata del causahabiente: documento de identidad válido, Registro Civil de Defunción del Usuario, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Usuario.
4. Si se trata de un representante legal y/o apoderado: documento de identidad válido, documento que acredite la calidad de representante legal y/o apoderado del Usuario y el número del documento de identidad del Usuario.
5. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
6. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información).
7. Firma (si aplica) y número de identificación.

En caso de que la consulta resulte incompleta, EXABYTE solicitará al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

Las consultas deberán ser allegadas a través de cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

Dirección

Calle 152 B #55-45, Bogotá D.C., Colombia

Correo electrónico

brainbox.support@exabyte.company

Página web

www.brainbox.com.co

6.1. Términos de respuesta

El término máximo previsto por la ley para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, EXABYTE informará al interesado los motivos de la tardanza en la respuesta y la fecha en que se atenderá el reclamo, fecha que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término de respuesta. Una vez cumplidos los anteriores términos señalados en la Ley 1581 de 2012, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner en conocimiento la situación a la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales.

07Tratamiento de datos y finalidad

El Tratamiento que realizará EXABYTE de la información personal recolectada será el siguiente: recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación de información para los fines que se establecen a continuación.

7.1. Finalidades relacionadas con el uso de la aplicación BrainBox

1. Compartir información no sensible con aliados estratégicos para la contratación de productos y servicios, gestión de riesgos, atención de reclamaciones y gestión comercial, cumpliendo todos y cada uno de los requisitos legales para tal fin.
2. Transmitir y/o transferir datos personales con la finalidad de atraer, valorar, fidelizar, captar y/o estudiar comportamientos del mercado y de atención al Usuario; así como para la ejecución de aquellos contratos que sean necesarios para soportar la operación de BrainBox. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.
3. Realizar análisis para efectuar mejoras en la experiencia del Usuario dentro de la plataforma.
4. Tener control de accesos dentro de la aplicación.
5. Realizar análisis estadísticos y verificación de temas de interés que puedan beneficiar a la comunidad de Usuarios. Igualmente, podrá usar la información para entrenar modelos y efectuar su análisis para el desarrollo de productos.
6. Tratar los datos para la atención de cualquier reclamación que se efectúe sobre el producto contratado o atención proactiva del mismo, así como para realizar el cobro de servicios o productos prestados.
7. Ejercer la defensa de EXABYTE en procesos judiciales.

7.2. Finalidades relacionadas con el funcionamiento corporativo de EXABYTE

1. Tratar los datos de colaboradores, contratistas y aspirantes, de acuerdo con la finalidad de la vinculación, el desempeño de sus funciones, la prestación de sus servicios y la terminación de la relación contractual entre éstos y EXABYTE. Este tratamiento incluye, entre otros: realización del proceso de selección y actividades vinculantes, planes de desarrollo, reconocimiento y pago de beneficios legales y extralegales, comunicaciones internas y externas, procesamiento de información en diferentes aplicativos tecnológicos instalados en servidores de la sociedad o en la nube.
2. Realizar pagos y afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social Integral de los colaboradores.
3. Tratar datos relacionados con la salud de los colaboradores por el área de gestión humana de EXABYTE, incluyendo el monitoreo de actividades propias del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. Tratar los datos para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de EXABYTE, a través de captura de imágenes en sistemas de videovigilancia, y utilizar dicha información en procesos administrativos y jurídicos.
5. Ejercer la defensa de EXABYTE en procesos judiciales.

08Datos personales sensibles

Los datos personales sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular y pueden dar lugar a que sea discriminado, como aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a su voz, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

EXABYTE recolecta datos personales sensibles relacionados con imágenes de los Usuarios del software BrainBox. En estos casos, dichas imágenes son tomadas como datos biométricos de carácter sensible, toda vez que permiten identificar a una persona natural a través de una característica física intransferible y posibilitan diferenciar un ser humano de otro. Esta recolección se hace con la finalidad de que, al momento de registrarse e iniciar sesión dentro de la aplicación, el Usuario pueda ser identificado.

De acuerdo con la ley, el tratamiento de datos sensibles está prohibido, excepto cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos en que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, así como las demás excepciones legales.

Por lo anterior, EXABYTE informa a sus Usuarios, proveedores, aliados, colaboradores, contratistas y terceros relacionados lo siguiente:

1. Que los datos que se deban recaudar en este sentido sólo podrán ser utilizados para la finalidad previamente establecida, en este caso, individualizar al Usuario. En caso de que la finalidad cambie o deba ser complementada o suprimida, se deberá solicitar la autorización de los Titulares para continuar tratando sus datos personales. De no ser esto posible, no se podrá continuar ejerciendo dicho Tratamiento.
2. El acceso y divulgación de estos datos sensibles está restringido únicamente a las personas que deban conocerlo en razón de su cargo, haciendo un análisis cuidadoso de la necesidad y riesgos al momento de llevar a cabo la recolección de información.
3. Se debe obtener autorización expresa del titular de la información, informando el carácter sensible de los datos y la finalidad del tratamiento.
4. De acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio, el Tratamiento de Datos Sensibles debe estar rodeado de especial cuidado y diligencia en su recolección, uso, seguridad o cualquier otra actividad que se realice con los mismos. Por esto, los Datos Sensibles que se recolectan serán objeto de mayores medidas de seguridad, confidencialidad, circulación restringida y uso limitado.

Los datos que son transmitidos y/o transferidos a terceras personas serán enviados a través de mecanismos seguros que protejan la información de usos no autorizados y libre de errores. En todo caso, EXABYTE indicará al receptor de los datos las finalidades permitidas, exigirá medidas de confidencialidad y seguridad adecuadas, además de cumplir con la legislación vigente que regule la materia.

09Principios en el tratamiento de datos personales

EXABYTE aplicará en sus gestiones los principios que se exponen a continuación:

Principio de legalidad

No habrá tratamiento de información personal de los clientes sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

Principio de finalidad

La incorporación de datos a las bases físicas o digitales de EXABYTE deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.

Principio de libertad

EXABYTE realizará el tratamiento de datos personales de los Titulares cuando cuente con la autorización de éstos para hacerlo o cuando por norma exista una facultad, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones normativas aplicables.

Principio de veracidad y calidad

EXABYTE propenderá porque la información de los Titulares sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales.

Principio de transparencia

Dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al Titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por éste, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernen.

Principio de acceso y circulación restringida

EXABYTE se compromete a garantizar que únicamente personas autorizadas podrán acceder a la información personal. Asimismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el Usuario o por la normatividad vigente. EXABYTE dispondrá de medios contractuales para garantizar la confidencialidad y circulación restringida de la información.

Principio de seguridad

EXABYTE adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas a su alcance para garantizar que la información personal de los Titulares almacenada en bases de datos físicas o digitales no circule indebidamente o que personas no autorizadas accedan a ella.

Principio de confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

10Bases de datos

EXABYTE actúa como responsable y encargada del tratamiento de las siguientes bases de datos:

1. Base de datos de los Usuarios de BrainBox.
2. Base de datos de sus proveedores, aliados, colaboradores, contratistas y terceros relacionados.

Cada base de datos recopila y almacena la información personal respectiva, con autorización previa y de acuerdo con los fines establecidos en la presente Política.

11Recopilación de la información

EXABYTE recopila la información a través de dos (2) formas:

1. Cuando el Usuario inicia sesión en la aplicación BrainBox.
2. En el desarrollo de las actividades corporativas propias de EXABYTE.

12Transferencia de datos a terceros

Como norma general, los datos no se transmitirán a terceros, excepto en los casos en los que EXABYTE esté legalmente autorizada a hacerlo, en caso de que la transferencia de datos sea necesaria para el establecimiento de la relación contractual, o cuando nos hayas dado tu consentimiento explícito de manera previa para la transmisión de los datos.

Para el manejo interno de los datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de EXABYTE, quienes deberán conocer los procedimientos de seguridad y recolección de datos.

13Deberes de los responsables y encargados

EXABYTE, en calidad de responsable y/o encargado, según sea el caso, del Tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que regulen su actividad:

1. Garantizar al titular o Usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política y en la ley.

14Temporalidad del dato personal

En el Tratamiento de datos personales que efectúa EXABYTE, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho Tratamiento.

En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, EXABYTE procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

15Medidas de seguridad

En el Tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta Política, EXABYTE adoptará las siguientes medidas de seguridad:

Encriptación

Utilizamos encriptación de extremo a extremo para proteger los datos tanto en tránsito como en reposo.

Autenticación y autorización

Implementamos autenticación multifactor (MFA) y autorizaciones basadas en roles para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos sensibles.

Auditoría y monitoreo

Realizamos auditorías y monitoreamos continuamente los accesos y actividades en la plataforma para detectar y responder rápidamente a cualquier actividad sospechosa.

Copias de seguridad

Realizamos copias de seguridad periódicas de todos los datos almacenados para garantizar su recuperación en caso de pérdida de datos.

Políticas de contraseñas

Requerimos el uso de contraseñas fuertes y las renovamos periódicamente para minimizar el riesgo de acceso no autorizado.

EXABYTE prevé, cuida y adopta las medidas necesarias para mantener la seguridad de la información de los Usuarios y procura evitar su pérdida, adulteración, acceso o consulta de terceros a través de tecnologías estándar de la industria y los procedimientos internos, incluso mediante el uso de símbolos y mecanismos de encriptación. Sin embargo, EXABYTE no garantiza que no puedan producirse accesos no autorizados a la información. Así mismo, te garantizamos que:

1. EXABYTE cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.
2. EXABYTE tiene el deber de notificar a los Usuarios si existe una brecha de seguridad en la información dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a la misma.
3. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores.
4. Todos los empleados y terceros han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos, atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecidos en la Ley.
5. Es responsabilidad del Usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales.

16Cookies y almacenamiento de información local

EXABYTE podrá usar tecnologías como “cookies” o tecnologías similares, las cuales almacenan información en los ordenadores (en adelante, “Almacenamiento Local”) y que permiten la activación automática de ciertas características y funcionalidades, mejorando la experiencia de navegación del Usuario.

Las cookies no incluyen ninguna información sobre el Usuario, excepto su contraseña en caso de requerirse el inicio de sesión en el sitio web, la cual se elimina al finalizar la sesión (generalmente después de veinticuatro (24) horas). La mayoría de los navegadores permiten borrar las cookies de su disco duro, aceptar el bloqueo de cookies o recibir una advertencia antes de que éstas sean almacenadas. Para borrar o desactivar la opción de Almacenamiento Local, el Usuario debe utilizar la opción de configuración según las instrucciones específicas proporcionadas por el proveedor de tecnología. Sin embargo, si el Usuario bloquea o decide borrar las cookies, su experiencia de navegación en línea puede ser limitada.

17Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos entra en vigencia a partir del 12 de junio de 2024 y las Bases de Datos que contienen la información de los Usuarios tendrán una vigencia de diez (10) años, prorrogables por períodos iguales.

EXABYTE notificará a sus Usuarios cualquier cambio sustancial en el presente documento, a través de los medios de contacto previamente autorizados por éstos.

18Legislación aplicable y jurisdicción

La presente Política se rige y se interpreta de acuerdo con las Leyes de la República de Colombia. En caso de presentarse controversias entre el Usuario y EXABYTE con relación a este documento, las partes podrán poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales, y/o resolver sus controversias ante la justicia ordinaria.

19Notificaciones

EXABYTE COMPANY S.A.S se encuentra ubicada en la siguiente dirección y los datos de contacto son los siguientes, para efectos de ser notificada de cualquier acto judicial o de cualquier tipo:

Dirección física

Calle 152 B #55-45, Bogotá D.C., Colombia

Teléfono

+57 300 695 84 35

Correo electrónico

brainbox.support@exabyte.company

Página web

www.brainbox.com.co

20Divulgación

Esta Política será divulgada a todos los grupos de interés, dentro de los canales de comunicación definidos por EXABYTE, especialmente en la página web www.brainbox.com.co.

El oficial de datos de EXABYTE, o quien haga sus veces, será el responsable de la administración de esta Política y, en esa medida, gestionará con las áreas internas de la Compañía su divulgación, cumplimiento y actualización.