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Cómo preguntarle a la IA sobre varios expedientes o proyectos a la vez (sin mezclar los archivos)
Conecta los Boxes que necesitas cruzar, elige si entra el Box completo o solo unas carpetas, y pregunta. Cada cita dice de qué Box y de qué página salió, y los archivos de cada proyecto siguen donde estaban.
Un expediente rara vez se responde con sus propios archivos. La pregunta sobre el contrato necesita la política de compras; la respuesta sobre el litigio necesita el contrato; la propuesta para la licitación necesita las tres anteriores. La solución habitual, copiar todo a una carpeta común, desordena los proyectos y duplica archivos que después nadie sabe cuál es la versión buena. Conectar Boxes resuelve lo mismo sin mover nada.
¿Qué necesita una herramienta de IA para cruzar varios proyectos bien?
Que el cruce no destruya la organización. Si para preguntar sobre dos expedientes hay que fusionarlos, en tres meses ya no hay expedientes, hay una carpeta con 2.000 archivos y tres versiones de cada contrato.
Que cada cita diga de dónde viene. Cuando la respuesta mezcla fuentes de varios proyectos, "según la cláusula 7" no basta si hay tres contratos abiertos; "según la cláusula 7 del contrato del Box Proveedor X, página 14" sí. Y que los permisos sigan mandando: cruzar proyectos no puede ser una forma de leer lo que uno no podía leer antes.
BrainBox es un espacio de trabajo de IA para documentos que responde con citas a la página exacta. Las conexiones entre Boxes llevan esa misma cita un nivel más arriba: archivo, página y Box de origen.
¿Cómo se conectan los Boxes paso a paso?
Abre el Box principal
El Box principal es el que tienes en la URL: el proyecto sobre el que estás trabajando y en el que se guardan los chats. Todo lo que conectes alimenta los chats de este Box.
Abre el panel de conexiones
En la barra lateral del chat, la sección Conectados lista los Boxes ya vinculados y, debajo, los demás Boxes del espacio de trabajo a los que tienes acceso. Puedes buscarlos por nombre o verlos agrupados por etiqueta.
Conecta el Box completo o elige carpetas
Conectar el Box completo incluye todos sus archivos elegibles, y los que suban después entran solos. Si prefieres acotar, expande el Box y marca carpetas o archivos concretos; los archivos nuevos dentro de una carpeta marcada también entran automáticamente.
Guarda la conexión
Al guardar, el Box aparece como Conectado. Desde ese momento entra en todos tus chats de este Box principal. No hay un interruptor por chat: si algo no debe entrar, ajusta el alcance o desconecta.
Pregunta como siempre
Las respuestas citan archivo, página y Box de origen. El panel de fuentes agrupa los documentos por Box, así que ves de un vistazo qué proyecto aportó qué.
Para consultas puntuales, usa @
Escribe @ en el chat y elige un Box: se activa solo para esa conversación y aparece como Este chat, no como Conectado. No crea una conexión guardada.
¿Cómo se ve una respuesta que cruza tres Boxes?
Un equipo legal tiene abierto el Box del contrato con un proveedor y ha conectado el expediente de un litigio anterior y el Box de políticas internas. La pregunta cruza los tres:
¿La cláusula de penalidades del contrato es coherente con nuestra política de compras y con lo que alegamos en el litigio del año pasado?
En parte. La cláusula 9.2 del contrato fija una penalidad del 0,5 % diario con tope del 20 % del valor.1 La política de compras vigente exige que cualquier penalidad supere el 1 % diario para contratos críticos, y este está clasificado como crítico.2
En el litigio del año pasado alegamos que un tope del 20 % era insuficiente para cubrir el daño real, y el tribunal aceptó ese argumento.3 Mantener el 20 % aquí contradice esa posición.
Footnotes
- 1.Contrato Proveedor X v3.pdf- p. 14
- 2.Política de compras 2026.docx- p. 6
- 3.Sentencia 2025-0142.pdf- p. 31
En la interfaz, cada nota al pie abre el documento en esa página y el panel de fuentes indica el Box del que viene: el contrato del Box principal, la política del Box Compras y la sentencia del Box Litigio 2025. Es el mismo mecanismo que permite verificar una respuesta de IA con un solo documento, aplicado a tres proyectos.
¿Qué reglas siguen las conexiones?
| Regla | Detalle |
|---|---|
| Alcance | Mismo espacio de trabajo; solo Boxes a los que ya tienes acceso |
| Propiedad | Personal: cada usuario tiene sus propias conexiones por Box principal |
| Modos | Box completo, o carpetas y archivos seleccionados |
| Archivos nuevos | Box completo: entran solos. Carpeta seleccionada: entran solos dentro de esa carpeta |
| Privacidad | Se excluyen los archivos Private de otros usuarios y la propia carpeta Private ajena |
| Permisos | Se verifican en el servidor en cada pregunta |
| Escritura | El asistente solo escribe en el Box principal; los conectados son de solo lectura |
| Temporal | @Box activa un Box solo para el chat actual, sin guardar conexión |
| Desconectar | Elimina la conexión; los archivos siguen intactos en su Box |
¿Cuándo conectar el Box completo y cuándo solo carpetas?
Conecta el Box completo cuando el otro proyecto es pequeño o cuando todo él es contexto legítimo: la normativa interna, el archivo de plantillas, el expediente cerrado que sirve de precedente.
Elige carpetas cuando el otro Box es grande y solo una parte importa. Un expediente de litigio con 800 archivos puede aportar solo la carpeta Sentencias; conectarlo entero diluye las respuestas y consume más unidades de inteligencia por pregunta.
Usa @ cuando la necesidad es de una sola vez: "¿qué dice el manual del proveedor sobre esto?" no justifica una conexión permanente.
¿En qué se diferencia de subir todo a un solo chat?
| Un chat con todos los archivos | Boxes conectados en BrainBox | |
|---|---|---|
| Organización | Una carpeta común, archivos duplicados | Cada proyecto conserva su estructura |
| Procedencia de la cita | Nombre de archivo | Archivo, página y Box |
| Archivos nuevos | Hay que volver a subirlos | Entran solos según el alcance |
| Permisos | Los de quien subió | Los de cada Box, verificados en cada pregunta |
| Privacidad | Todo visible para todos | Los archivos Private de otros nunca entran |
| Escritura de la IA | En cualquier parte | Solo en el Box principal |
NotebookLM trabaja con un cuaderno a la vez y sus fuentes; para cruzar dos temas hay que cargar las fuentes en el mismo cuaderno. En BrainBox los proyectos siguen separados y se cruzan por conexión, con los permisos de cada uno.
Para equipos legales, el caso típico es contrato + precedentes + política interna. Para investigación, es cruzar el Box de un artículo con el de la revisión bibliográfica del grupo. Para licitaciones, es el pliego actual conectado a la carpeta de propuestas anteriores, donde suelen estar los requisitos que ya se cumplieron antes.
Una conexión se resuelve de nuevo en cada pregunta: permisos, carpetas y archivos nuevos se comprueban en el momento, no cuando la guardaste.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es una conexión entre Boxes?
- Es un vínculo guardado entre el Box que tienes abierto y otro Box del mismo espacio de trabajo, para que los archivos del segundo alimenten los chats del primero. Puedes conectar el Box completo o solo carpetas y archivos concretos. La conexión queda guardada y se usa en todos tus chats de ese Box hasta que la desconectes.
- ¿Los demás miembros ven mis conexiones?
- No. Las conexiones son personales: se guardan por usuario y por Box principal. Otra persona que abra el mismo Box no ve tus conexiones ni sus archivos, salvo que las cree ella misma.
- ¿Puedo conectar cualquier Box?
- Solo Boxes del mismo espacio de trabajo a los que ya tengas acceso. Los permisos se comprueban en el servidor en cada pregunta: si te quitan el acceso a un Box conectado, sus archivos dejan de entrar en las respuestas.
- ¿Qué pasa con los archivos privados de otros usuarios?
- Nunca entran. Al resolver una conexión se excluyen los archivos que otros usuarios tienen en su carpeta Private. Los tuyos sí pueden aparecer para ti, igual que en el Box normal.
- ¿Si suben un archivo nuevo al Box conectado, lo ve la IA?
- Depende del modo. Con el Box completo conectado, sí, automáticamente en la siguiente pregunta. Con carpetas seleccionadas, los archivos nuevos dentro de esas carpetas entran solos; los que suban en otra carpeta no, hasta que amplíes la selección.
- ¿Puedo usar otro Box solo para una pregunta, sin conectarlo?
- Sí. Escribe @ y elige el Box: se activa solo para ese chat y no crea una conexión guardada. Sirve para consultas puntuales.
- ¿La IA puede modificar archivos del Box conectado?
- No. Los Boxes conectados son de solo lectura para el asistente: puede citarlos y razonar con ellos, pero solo escribe, edita o mueve archivos en el Box que tienes abierto.
Escrito por
BrainBox Team
Inteligencia documental, por ExaByte Company
Construimos BrainBox — la plataforma que los equipos usan para preguntar sobre sus propios documentos y obtener respuestas con citas exactas de página.
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